Besuchermanagement

Besuchermanagement bezieht sich auf eine Reihe von Verfahren oder Hardware-Ergänzungen, die Administratoren verwenden können, um die Nutzung eines Gebäudes oder Geländes zu überwachen. Durch das Sammeln dieser Informationen kann ein Besuchermanagementsystem die Nutzung von Einrichtungen durch bestimmte Besucher aufzeichnen und die Dokumentation des Aufenthaltsortes von Besuchern bereitstellen.[1]

Befürworter eines informationsreichen Besuchermanagementsystems sehen in der erhöhten Sicherheit, insbesondere in Schulen, einen Vorteil.[2] Da immer mehr Eltern Maßnahmen von den Schulen fordern, die Kinder vor Sexualstraftätern schützen, wenden sich einige Schulbezirke modernen Besuchermanagementsystemen zu, die nicht nur den Aufenthalt eines Besuchers verfolgen, sondern auch die Informationen des Besuchers mit nationalen und lokalen Verbrechensdatenbanken abgleichen.[3]

Besuchermanagement-Technologien

Computergestützte Besuchermanagementsysteme

Grundlegende computergestützte oder elektronische Besuchermanagementsysteme nutzen ein Computernetzwerk, um Besucherinformationen zu überwachen und zu erfassen. Sie laufen in der Regel auf einem iPad oder einem berührungslosen Kiosk.

Ein elektronisches Besuchermanagementsystem verbessert die meisten Nachteile eines Stift-und-Papier-Systems.[4] Die Besucher-ID kann mit nationalen und lokalen Datenbanken sowie mit internen Datenbanken abgeglichen werden, um potenzielle Sicherheitsprobleme zu erkennen.[5][6] Diese Systeme scannen in einigen Fällen den Ausweis des Besuchers und gleichen den Scan mit Verbrecher- und Sexualstraftäter-Datenbanken ab.[7]

Besuchermanagement-Software als Service

Die traditionelle lokale Besuchermanagement-Software gilt als teuer und wartungsintensiv, da sie Überschneidungen in den Zuständigkeiten von Betrieb, Facility Management und IT mit sich bringt. Zudem ist es schwierig, ein einheitliches System an mehreren Unternehmensstandorten mit unterschiedlichen Prozessen und Anforderungen einzuführen.[8][9]

SaaS-Besuchermanagement-Software für Schulen ermöglicht es Administratoren, Besucher beim Betreten zu überprüfen, oft auch auf den Status als Sexualstraftäter, und unbefugten Personen den Zutritt zu verwehren.[10]

SaaS-Besuchermanagement-Software für die Immobilienbranche ermöglicht es Vermietern und Verwaltern, Zugangsrechte aus der Ferne zu steuern und zu überwachen, ohne physische Schlüssel und Chipkarten an neue Mieter übergeben zu müssen.[11]

SaaS-Besuchermanagement-Software für Gewerbebüros ermöglicht es Facility Managern, den Empfangsbereich ihres Gebäudes zu automatisieren. Befürworter dieser Art von Systemen führen eine Vielzahl von Vorteilen an, darunter sowohl Sicherheit als auch Datenschutz. Viele moderne SaaS-Besuchermanagementsysteme sind Tablet-basierte Apps und als Thin-Client-Lösungen konzipiert, die als Software-as-a-Service in der Cloud betrieben werden.

Besuchermanagementsysteme auf Smartphones

Smartphone-basierte Besuchermanagementsysteme funktionieren ähnlich wie web-basierte Systeme, aber Gastgeber können Echtzeit-Benachrichtigungen oder -Warnungen direkt auf ihrem Gerät erhalten. Gastgeber können den Besuch von Gästen je nach ihren Interessen oder ihrer Verfügbarkeit erlauben oder ablehnen.

Smartphone-basierte Besuchermanagementsysteme ermöglichen auch Funktionen wie automatische und kontaktlose Anmeldung mithilfe von Technologien wie QR-Codes und Geofencing.

Integrationen mit anderen Systemen

Cloud-basierte Besuchermanagementsysteme bieten die Integration mit anderen Systemen zur Arbeitsplatzverwaltung, wie etwa Kommunikations-Apps, Zutrittskontrolle, Datenberichterstattung und WLAN-Zugangsdaten. Ein integriertes Besuchermanagementsystem organisiert, strafft und sammelt wichtige Daten, die Facility Manager nutzen können, um ihre Arbeitsplätze besser zu verstehen und gleichzeitig ein optimales Erlebnis für Mitarbeiter und Besucher zu schaffen.

Die Bereitstellung einer offenen API ermöglicht es modernen Besuchermanagementsystemen, sich uneingeschränkt in jede Software und jeden Arbeitsablauf zu integrieren.

Datenschutz

Besuchermanagementsysteme unterliegen den Datenschutzbestimmungen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union und dem California Consumer Privacy Act (CCPA) in den Vereinigten Staaten. Da diese Systeme personenbezogene Daten wie Namen, Fotos und Details von amtlichen Ausweisen erfassen, sind die Betreiber verpflichtet, die Einwilligung einzuholen, über die Datennutzung zu informieren und eine sichere Speicherung sowie die rechtzeitige Löschung der Datensätze zu gewährleisten. Die Nichteinhaltung kann zu rechtlichen Sanktionen und finanzieller Haftung führen.[12][13][14]

Daten- und Berichtsfunktionen

Viele Besuchermanagement-Plattformen bieten zusätzlich zu den grundlegenden Check-in-Funktionen auch Berichts- und Analysefunktionen. Diese Tools erstellen Besucherprotokolle in Echtzeit, die in Notfällen und bei Compliance-Audits genutzt werden können. Sie ermöglichen es Administratoren auch, historische Daten wie Stoßzeiten für Besucher oder wiederholte Besuche zu überprüfen. Die gesammelten Informationen können zur Verbesserung des Gebäudebetriebs, zur Anpassung des Personaleinsatzes und zum Nachweis der Einhaltung von Sicherheitsanforderungen am Arbeitsplatz verwendet werden.[15]

Arten von Besuchermanagementsystemen

  • Stift- und Papier-basiertes System
  • Lokale Software (On-Premise)
  • Cloud-basierte Software

Anwendungsfälle

  • Krankenhäuser[16]
  • Schulen
  • Gewerbegebäude
  • Büros
  • Kongresszentren/Fertigungsbetriebe (für das Auftragnehmer-Management)
  • Co-Working-Spaces

Siehe auch

Einzelnachweise

  1. ↑ How Technology is Evolving the Visitor Experience - Qube Magazine In: Qube Magazine, 1. Juni 2017. Abgerufen am 21. Juni 2017 (britisches Englisch). 
  2. ↑ Ashli Sims: Closer Eye On Sex Offenders In: KOTV, 7. Februar 2007 (englisch). 
  3. ↑ Shaun Hegarty: New technology runs background checks for school visitors. In: abc13. 14. Dezember 2018, abgerufen am 20. Juli 2024 (englisch).
  4. ↑ How Technology is Evolving the Visitor Experience - Qube Magazine In: Qube Magazine, 1. Juni 2017. Abgerufen am 21. Juni 2017 (britisches Englisch). 
  5. ↑ Ed Moorhouse: Kiosks guard the lobbies at Lenape district's high schools In: Burlington County Times, 20. Januar 2008 (englisch). 
  6. ↑ Greg Toppo: High-tech school security is on the rise In: USA TODAY, 10. Oktober 2006 (englisch). 
  7. ↑ Shaun Hegarty: New technology runs background checks for school visitors. In: abc. 14. Dezember 2018, abgerufen am 20. Juli 2024 (englisch).
  8. ↑ What is a Legacy System? In: talend. (englisch).
  9. ↑ Addressing Visitor Management Challenges in Manufacturing Environments. In: friendlyway. (englisch).
  10. ↑ 11 Types of Visitor Management System. How to Choose the Best One? In: YAROOMS. (englisch).
  11. ↑ Brady Dale: Kisi is a 'digital doorman' so you can control locks with your mobile phone. In: Technical.ly Brooklyn. Technical.ly, 27. November 2013, abgerufen am 18. Mai 2015 (englisch).
  12. ↑ Hadleigh Ford: Does Your Visitor Management Process Comply with Data Privacy Laws? In: swipedon. (englisch).
  13. ↑ GDPR and Visitor Management: A Practical Guide. In: Vizito. 12. Januar 2023; (englisch).
  14. ↑ Gabi Bellairs-Lombard: Why a cloud-based visitor management system is best for GDPR compliance. 7. Februar 2025; (englisch).
  15. ↑ Marc Regina: Why Real-Time Visitor Logs and Analytics Are the Backbone of Secure, Compliant Facilities. In: FacilityOS. 21. November 2024; (englisch).
  16. ↑ Tony W. York, Don Macalister: Hospital and Healthcare Security. 6. Auflage. Butterworth-Heinemann, 2015, ISBN 978-0-12-420048-7, S. 750 (englisch).
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